導入前は、各拠点に物理的な主装置（PBX）を設置し、電話線が届く範囲でしか内線化ができませんでした。そのため、拠点ごとに高額な主装置の導入コストがかかる上、拠点間の通話はすべて外線扱いとなり高額な通話料金が発生していました。さらに、拠点ごとの煩雑な設備管理と設定変更が、情報システム部門の大きな負担となっていました。

Zoom Phone導入後は、主装置が一切不要となり、異なる住所の全拠点をクラウド上の内線網で一元化しました。これにより、主装置の購入・リース費用と拠点間の通話料金を大幅に削減することができました。また、すべての設定変更が管理画面から簡単に行えるようになり、情報システム部門の運用工数も大幅に軽減。まるで同じ社内にいるかのようにスムーズな連携が可能となり、業務効率の向上にも貢献しています。

導入前は、顧客からの問い合わせ電話に対し、対応履歴の確認が困難で、担当者でなければ対応できない属人的な状況に陥りがちで、「言った・言わない」の認識相違トラブルが発生し、確認手段がなく対応に手間取ることも少なくありませんでした。電話が集中する時間帯には対応者が不足し、機会損失や顧客をお待たせしてしまう事態が頻発したり、外出中の社員へ電話を転送できず、顧客に折り返しを待たせてしまうことが、顧客満足度の低下に繋がっていました。

Zoom Phone導入後は、顧客との対応履歴を時系列で確認可能となり、通話履歴と自動作成される要約メモで把握できます。外出中の社員のスマートフォンも内線化されるため、オフィスにかかってきた電話をシームレスに転送可能となり、顧客を待たせることなく迅速な対応を実現しました。また、全通話が自動で録音されるため、「言った・言わない」の認識相違が完全に解消されます。さらに、在宅ワーカーや手空きの部署へ着信を振り分けることで、機会損失を防いだ安定運用が可能となりました。

導入前は、代表電話の対応のために出社が必須となり、在宅勤務や柔軟な働き方の導入が困難でした。また、育児・介護中の社員への支援も限定的になっており、採用市場で求められる「柔軟な働き方」を取り入れられず、優秀な人材の確保にも影響が出始めていました。

Zoom Phone導入後は、固定電話機とPBX主装置が不要となり、フリーアドレスと在宅ワークを同時に導入できました。社員のスマートフォンも内線化されたことで、自宅や外出先でも代表電話の着信・発信が可能になり、育児・介護を含む柔軟な働き方を全社的に支援できるようになり、求人への応募者が大幅に増加しました。また、固定席が不要になったことで、今まで従業員数のために確保していたスペースを休憩スペースや会議スペースへ転用でき、オフィス全体の最適化にも貢献しています。