オフィス移転は会社の成長や変化に伴う”重要なイベント”ですが、移転のタイミングが悪かったり準備が足りなかったり、失敗が多いイベントでもあります。いつ移転すれば最も良いか、どのように準備をするべきか、移転のメリットと注意点について詳しく見ていきましょう。

オフィス移転検討のタイミングとは？

オフィス移転のタイミングは、会社の状況や業界の動向によって異なります。一般的に、以下のようなケースで移転が検討されます。

• スペースの不足
  従業員の増員や保管物により、快適な作業環境が確保できない場合
• 地理的要因
  従業員や顧客にとってアクセスが困難なロケーションにある場合
• 費用削減
  家賃や光熱費が高く、より経済的なオフィススペースを見つけることができる場合

オフィス移転実施の狙い目は1～3月、6～8月

節税目的で実施するなら1~3月

年度末の経費計上: 企業の会計年度は通常、4月から翌年の3月までとなっています。このため、1月から3月の間に移転に関連する費用を発生させることで、年度内の経費として計上することができます。これにより、その年度の利益を減少させ税金の節約が期待できます。

その反面、移転需要が急増するため、スケジュール調整も難しく、費用も割増になることが多くなり、コスト面での負担は増えます。

移転業者の閑散期である6~8月

上記のように年度末に移転を実施する企業が多いため、移転に関わる業者は閑散期となります。そのため、顧客のスケジュールに合わせて業者がより柔軟に対応できる可能性や年度末の繁忙期に比べコストダウンができる可能性があります。

オフィス移転を成功させるポイント

オフィス移転を成功させるためには、いくつかのポイントに注意する必要があります。

 ①移転するかも？となったら”タスク整理”

移転をスムーズに進めるためには、十分な計画と予算を立て、責任者や担当者を明確にすることが重要です。
移転を担当する（プロジェクト）チームを組織し、移転に必要な準備項目を洗い出して、タスクとして整理し全体を管理することも必要です。

• 十分な計画と予算を立てる
• 責任者や担当役割を明確にする
• 移転を担当する（プロジェクト）チームを組織する

 ②”業者選び”

下記は移転の際、必要となる業者の例です。
不動産、内装工事、引越し、IT・通信工事、ネットワークや電話機工事、電気工事など、、、
他にも、現オフィスの原状回復や移転時に不要になった廃棄物処理業者の手配等、複数の業者とやり取りすることになります。
担当者の方の負担を減らすためにも、総合的に相談できる業者を選定するのも方法です。

• 移転に必要な依頼先（工事業者など）を選定する
• 窓口を減らすためも総合的に対応が可能な業者が望ましい
• 複数になる場合は、取りまとめができるメイン業者を選定する

 ③移転先の”オフィスレイアウト”

移転はレイアウトを見直すチャンスですから、効率的な作業環境を確保したいところです。
そのためには、オフィスのレイアウトプランがもっとも重要になります。従業員の働きやすさや快適さに影響を与えることに加え、企業のイメージやブランディングを強化することにも繋がります。

• 作業効率や働きやすさなど、目的を明確にしたプランを練る（依頼する）
• イメージアップやブランディングにも繋げるにはデザインなども重要

 ④インターネットや電話機など”オフィス機器の準備”

忘れがちなのが、電話回線やインターネット回線などの移転の手配です。
手配が遅れると移転工事自体ができなくなり、引越し全体にも影響するので早めに計画を行いましょう。
電話や通信･ネットワークにも精通している窓口業者だと安心できます。

• 電話やインターネットなどの回線手配は早めにこしたことはない
• レイアウトプランには、ビジネスホンやネットワーク配線工事なども重要
• オフィスの工事を依頼する業者は、通信ネットワークにも詳しい業者が望ましい

 ⑤移転日が正式に決まったら”社員や取引先との情報共有”

移転に関する情報を従業員や関係者と共有することが重要です。移転の理由やスケジュール、関連する変更について十分な説明を行うことで、スムーズな移行を実現することができます。

• ある程度のスケジュールが決まったら、社員への告知を行う
• 取引先などの関係各社への住所変更なども早めに行なっておく
• 名刺や封筒などの住所記載物の変更手配なども忘れずに

スムーズな移転のためのスケジュール

オフィス移転をスムーズに進めるためには、以下のスケジュールに沿ったご準備や計画をお勧めします。

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オフィス移転のメリットと注意点

オフィス移転にはさまざまなメリットがありますが、注意点も踏まえて慎重に検討する必要があります。

メリット

• オフィス環境の改善や充実
  働き方にあった新しいワークスペースを構築することで、従業員が快適に働ける環境を整えることができます。
• アクセスの向上
  従業員や顧客にとってアクセスしやすい場所に移転することで、従業員の満足度や待遇を改善したり、企業イメージをアップすることもできます。
• 費用削減
  より経済的なオフィススペースに移転することで、家賃や光熱費の削減が可能です。

注意点

• 移転に伴う業務の一時停止
  移転に伴い、一時的に業務の停止が必要になる場合があります。このことを考慮し、移転の計画を立てる必要があります。
• 移転費用の予算化
  移転には多くの費用がかかる場合があります。予想される費用を事前に把握し、予算を立てることが重要です。

まとめ

オフィス移転は会社の成長と変化を反映する重要なイベントです。
適切なタイミングを選び、十分な準備を行うことで、スムーズな移転と理想のオフィス環境構築を実現することができます。
新しいオフィスでの新たなスタートを切りましょう！

ご移転に限らず、オフィス環境の見直しや移転スケジュール・内装工事など、ご相談やお困りごとがありましたら、お気軽にご相談ください。

written by chatGPT,cathy,Dreamstudio

この記事を書いた人

ワクリノ編集部スタッフ

働き方の進化をコンセプトに、オフィス改善のコンセプト設計から、効率的な運用設計、レイアウトプランニングなど、オフィスの新しい”働きやすさ”と“生産性の向上”を創造し提案していきます。