オフィスのレイアウト変更を自社で行うとき、何に気を付ける？必要な準備は？

オフィスのレイアウトを変更するタイミングは、会社の成長や変化、従業員のニーズ、業務の効率など様々な要因によって異なります。
今回の記事では、オフィスのレイアウト変更を自社で行う場合の事前準備や注意すべきポイント、業者に頼んだ場合のメリット・デメリットなどを詳しく解説します。

オフィスのレイアウト変更が必要なタイミング

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この記事をご覧になっている方は、オフィスのレイアウトを変更しようと検討されている方だと思いますが、一般的にはどんなタイミングでレイアウトを変更するのでしょう？

• 会社の成長や変化があったとき
  従業員が増えたり、業務内容や体制が変わった際、既存のレイアウトではスペースの有効活用や従業員同士のコミュニケーションが難しくなることがあります。このような場合に、オフィスのレイアウト変更が必要になることがあります。
  
  
• 従業員のニーズ
  従業員の健康や働きやすさを考慮するために、オフィスのレイアウトを見直す必要が出てくる場合があります。例えば、エルゴノミクス(※1)を考慮したデスクやチェアの配置、プライバシーを確保するためのスペースの確保などが挙げられます。
  
  
• 業務の効率を向上したいとき
  業務の効率を向上させるためには、従業員同士の協力体制強化やコミュニケーションを促進するためのレイアウト変更が必要な場合があります。例えば、オープンスペースを導入してチーム間の距離を縮めたり、会議スペースを増やしたりすることで業務効率が向上することがあります。

このように、オフィスのレイアウト変更が必要なタイミングは、会社の成長や変化、従業員のニーズ、業務の効率など様々な要因によって異なります。定期的な従業員のフィードバックや業務プロセスの評価を行いながら、適切なタイミングでレイアウト変更を検討することが重要です。

※1：エルゴノミクスとは、人間工学とも呼ばれ、人間の能力や限界、特に人間の身体的・心理的特性に基づいて、効率的かつ安全な仕事環境やツール、機器の設計や使用に関する学問です。エルゴノミクスには、身体的な負荷やストレスを最小化し、効率的な作業環境を実現するためのさまざまな原則や設計指針が含まれます。

レイアウトを変更するときに必要な準備

オフィスのレイアウトを変更する際には、慎重な計画と適切な準備が必要です。
5つのポイントをおさえて、計画と準備を進めましょう。

①従業員の意見を収集する

レイアウト変更にあたり、従業員のニーズや希望を把握するために、アンケートやミーティングを通じて意見を収集する必要があります。変更に対する意見や要望を把握して計画することで、従業員の満足度を高める計画を立てることができます。

②予算と期間の確保

レイアウト変更にはコストや期間がかかるため、事前に予算と作業期間を確保する必要があります。予算の範囲内で変更を行い、業務への影響を最小限に抑えるためにも、事前の計画が重要です。

③レイアウトの設計とレイアウトプランの作成

レイアウト変更を計画する際には、最適なレイアウトプランを作成することが重要です。デスクや家具配置、共有スペースの設計など、従業員の動線や業務効率を考慮したレイアウト設計が必要なため、専門業者と協力すると、よりスムーズに進められます。

④変更プロセスのコミュニケーション

レイアウト変更に関する計画やスケジュール、変更の理由などを従業員に適切に伝えることが重要です。コミュニケーションを通じて変更に対する理解や協力を得ることで、円滑な変更プロセスが実現できます。

⑤安全と法令の確認

レイアウト変更に伴い、安全基準や法令を遵守するための準備も必要です。消防規則や建築基準などの遵守を確認し、従業員の安全を確保するための対策を講じる必要があります。

オフィスのレイアウトを変更する際には、事前の計画と準備が不可欠です。従業員の意見を踏まえた計画立案と十分な準備を行い、円滑な変更プロセスを実現することが大切です。

レイアウト変更で注意すべきポイント

レイアウトを変更する場合は、以下の点に注意しましょう。

• 各部門・部署のニーズを理解する
  まず最初に、各部門・部署のニーズや業務の要件を理解することが重要です。従業員の意見を聞き、業務フローを把握することで、効果的なレイアウト変更の方針を立てることができます。
  
  
• コミュニケーションとチーム間協力の促進
  オープンスペースやコラボレーションエリアの導入によって、チーム間のコミュニケーションと協力を促進することができます。効率的な情報共有やプロジェクトの連携を考慮することが大切です。
  
  
• 快適性と健康を重視する
  快適な作業環境を提供するために、快適な椅子やデスク、十分な照明など、従業員の健康と快適性を重視したレイアウトを考えることが重要です。
  
  
• 柔軟性と変化への対応
  プロジェクトやチームの変化に対応できる、柔軟性のあるレイアウトを採用することが重要です。可動式の家具やモジュラーなレイアウトを導入することで、柔軟な対応が可能となります。
  
  
• 法令や安全規制の遵守
  レイアウト変更に際して、建築基準や安全規制を遵守することが重要です。従業員の安全を確保し、法的なトラブルを避けるためにも、規制順守を怠らないようにしましょう。

以上の注意点を考慮して、オフィスのレイアウトを変更する際には、従業員のニーズや健康を重視し、柔軟性があるレイアウトを採用することが重要です。

レイアウトプランを良いものにするポイント

オフィスのレイアウト変更をする際は、より良いプランにするために、以下のポイントを考慮することをおすすめします。

• 動線と利便性を考慮する
  オフィス内の動線や従業員の利便性に配慮したレイアウトを作成することが重要です。デスクや共有スペース、会議スペースなどが従業員の業務効率にどのように影響するかを考慮し、最適な配置を検討しましょう。
  
  
• 従業員へのヒアリングを行う
  レイアウトプランは、従業員同士のコミュニケーションやチームワーク力を強化する役割も果たします。従業員がどのような環境で働きやすいと感じるのか、意見や要望を収集し、オープンスペースや交流スペースの設置、チーム単位での配置など、コラボレーションを促進する要素を取り入れることが大切です。
  
  
• 柔軟性と拡張性を考慮する
  ビジネス環境は常に変化しているため、レイアウトプランは柔軟性と拡張性を持つことが重要です。将来の成長に備えて、新たな従業員の配置や機能の追加が容易に行えるようなプランを策定しましょう。
  
  
• プロの意見を取り入れる
  レイアウトプラン作成には、専門業者やデザイナーの意見を取り入れることが有効です。専門業者は空間効率やデザインの観点から新たなアイデアを提供し、より効果的なレイアウトプランを作成するサポートをしてくれます。

以上のポイントを考慮して、従業員のニーズや業務効率、将来の成長などを踏まえたレイアウトプランを作成し、決めることが重要です。そうすることで、より快適で効果的なオフィス環境を実現することができます。

専門業者に頼んだ場合のメリット・デメリット、費用は？

メリット、デメリット

専門業者にアドバイスを受けるメリットとデメリットは以下の通りです。

メリット

• 専門知識を活用できる
  インテリアデザイナーやオフィスレイアウトの専門家は、豊富な知識と経験を持っており、最適なレイアウトやデザインについて的確なアドバイスを受けることができます。
  
  
• 自社に合ったアドバイスが得られる
  自社のニーズや課題に合わせて、カスタマイズされたレイアウトプランや設計のアドバイスを受けることができます。一般的な情報では得られない具体的な解決策を得ることが可能です。
  
  
• 効果的なコスト管理
  専門家のアドバイスを受けることで、無駄なコストを省くことができます。適切なレイアウトや家具配置によって、コスト削減や効率改善につながる可能性があります。

デメリット

• 費用がかかる
  専門家のアドバイスを受けるには一般的に料金が必要です。予算に余裕がない場合やコスト削減を優先したい場合は、費用がネガティブな要素となる可能性があります。
  
  
• 自社の独自性が損なわれる可能性がある
  業者へ要望をしっかり伝えることができないと、一般的なアドバイスやデザインに偏る可能性があるため、自社の個性や独自性が損なわれる可能性があります。自社のブランディングや文化に合ったアドバイスを得るためには、業者からのヒアリングがしっかりしていて、意思疎通の取りやすい業者を選ぶよう注意する必要があります。
  
  
• 時間の制約
  専門家のスケジュールや制約によって、アドバイスを受けるまでに時間がかかる可能性があります。急ぎのレイアウト変更やプロジェクトの場合には、スピーディに対応ができる業者を選ぶことができないと、時間的な制約がデメリットとなるかもしれません。

以上のメリットとデメリットを考慮し、アドバイスを受ける専門業者を慎重に選ぶことが大切です。

プロに頼んだ場合の費用は？

専門業者のアドバイスを受ける際には、無料と有料の両方のオプションがあります。無料でアドバイスを受けられる場合もありますが、一般的には専門業者のアドバイスを得るには料金がかかることが多いです。

無料でアドバイスを受けられるケース

インテリアデザインやオフィスレイアウトに関するイベントやセミナーなどで、専門家の基本的なアドバイスを受けられることがあります。
業者が提供する無料のコンサルテーションや相談窓口を利用することで、基本的なアドバイスを受けることができる場合があります。

有料でアドバイスを受けるケース

具体的なレイアウトプランの作成、設計、施工などを専門業者へ依頼する場合は有料となります。有料のアドバイスでは、専門家の多様な経験と知識を活かした、より具体的でカスタマイズされたアドバイスやサービスを受けることができます。

結論として、専門業者のアドバイスを受ける際には無料や有料の選択肢がありますが、より深い知見や具体的なアドバイスを得るには有料のサービスを利用することが一般的です。

まとめ

オフィスレイアウト変更の事前準備や注意点など、要点をおさえて計画することで、従業員の満足度や業務効率を向上させるようなレイアウト変更も実現可能です。

社内だけでは話がまとまらないなど、第三者視点での意見、プロの意見が欲しい場合には、早い段階で専門業者に相談することもひとつの手段です。

ワクリノでは、オフィスレイアウト変更に関するご相談も承っております。
社内だけでの対応だけでは難しい、レイアウト変更時の間仕切り工事など、オフィス環境のリノベーションをワンストップで対応ができるワクリノだからこそのノウハウでご提案させていただきます。お気軽にご相談くださいませ。

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written by Sateraito.AI

この記事を書いた人

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働き方の進化をコンセプトに、オフィス改善のコンセプト設計から、効率的な運用設計、レイアウトプランニングなど、オフィスの新しい”働きやすさ”と“生産性の向上”を創造し提案していきます。