オフィス移転でかかる費用は決して安いものではありません。

何も考えずに移転をする人はいないと思いますが、想定していなかったところに思わぬ費用がかかり驚かされることになります。
そのため最初にある程度の試算をしなければなりません。

しかし個人の引っ越しと違い必要な費用の種類があまりにも多くて、すべてを把握するのは一苦労です。
また試算が出た後にしないといけないのは、そこからどれだけ「コストカットできるか」でしょう。

そこで今回はオフィス移転でかかる費用の種類と目安・コストカットの方法をご紹介します。

オフィス移転の担当になったけれど料金の目安が分からず困っているという方は、ぜひ参考にしてください。

オフィス移転の費用相場は？

企業ごとに希望するオフィスの広さも違えば、従業員の数も違います。
内装にこだわりを持ってレイアウトすれば、その分オフィス移転費用は高くなります。
什器を総入れ替えすれば処分費や新規購入代も高額になるでしょう。

そのためオフィス移転には、明確な費用相場はありません。

とはいえ、なんの目安もないと不安に感じるという方もいるでしょう。
そこで今回は、それぞれにかかる費用の目安をご紹介します。

オフィス移転にかかる費用は大きく5種類

オフィス移転でかかる費用は主に5種類あります。

オフィス移転費用の種類

1. 元のオフィスにかかる費用
2. 引っ越し費用
3. 移転先オフィスの契約時にかかる費用
4. 移転先の準備にかかる費用
5. その他の費用

現在のオフィス、移転先のオフィスそれぞれに費用が発生します。
また引っ越し費用も忘れてはいけません。

詳しく確認してみましょう。

①元のオフィスにかかる費用

まずは現在借りているオフィスにかかる費用を確認しましょう。
費用面で大きな支出となるのは、「原状回復費」「廃棄費用」です。

原状回復費

元のオフィスにかかる費用は「原状回復費」と言われます。
オフィスとして使用していた場所は、原状回復して返却しなければなりません。

そして原状回復費では注意しなければならない点があります。
個人で賃貸住宅を借りるのとは違い、経年劣化による汚れや破損も元に戻さなければならないことです。

これらは坪単価3万程度で済む場合もあれば、数十万円かかることも。
入居時に支払っている敷金で賄われますが、足りない場合は追加で請求されることになります。

オフィス移転時の原状回復工事としては、主に以下のような例が挙げられます。

• 入居後に設置した家具や備品の撤去
• 増設分のパーテーション・カーペットの撤去
• 床板の張り替えや再塗装
• 壁紙の張り替え(一部分もしくは全て)
• 天井ボードの張り替え、塗り替え、補修、交換
• 入居後に整備した電気、電話回線の回復・撤去
• 床下配線の撤去
• 照明（配線も含む）の撤去・回復、管球の交換や清掃
• 看板、ネオンなどの撤去
• その他の増設・造作したものを撤去
• 壁、床、天井、窓などのクリーニング

原状回復の範囲や条件などは、契約書に記載してありますので確認をしてください。
なるべく安い業者を選びたいところですが、大抵の場合はビル指定の業者がありますので、そちらも確認が必要です。

廃棄費用

「廃棄費用」は移転の際に、今まで使用していた什器や電化製品などを処分する場合の費用です。

什器や電化製品は、素材によって一般廃棄物もしくは産業廃棄物の扱いとなります。
いずれのケースでも、認可を受けた業者に処分を依頼しないといけません。

処分費は廃棄物の素材によって変わります。見積もりを取って確認しましょう。

②引っ越し費用

「引っ越し費用」は、引っ越し業者に支払う料金です。
距離や荷物量、立地条件によって料金が大きく変わってきます。

そのためあくまでも目安ですが、従業員1人当たりにかかる料金は約30,000円。
1人当たりおよそ20,000～50,000円程度の幅があるものと考えておきましょう。

③移転先オフィスの契約時にかかる費用

移転先オフィス自体にかかる料金は「前家賃」「敷金・礼金」「火災保険料」「仲介手数料」があります。
オフィスの家賃というと、かなり大きな支出です。

礼金や仲介手数料などは支払う必要がない物件もあります。

初期費用を抑えるためにも、しっかりと確認しましょう。

前家賃

前家賃は、賃貸契約時に支払う、入居する当月分の家賃のことです。月の途中から入居する場合、前家賃は日割りで計算されます。フリーレント物件の場合は、前家賃を支払う必要はありません。

オフィス移転の場合ほとんどは実際に移転するより前に内装工事や電気工事が必要で、その間は現在のオフィスと移転先のオフィス両方の賃料を払わなければなりません。

敷金（保証金）・礼金

オフィスの場合、「敷金」を賃料の3～12ヶ月を支払います。
敷金は、万が一の場合の担保として支払うお金になります。相場としては、50坪以下は賃料の3〜6か月分、51坪以上は賃料の6〜12か月分が目安となります。物件によっては敷金が高額となる場合があるため、契約前に確認しましょう。

オフィスを退去した際に返却されますが、すべて返却されるわけではありません。
それは「償却」という契約があるからです。

契約時に「償却」という特約を付けている場合、指定された額は無条件で戻ってきません。
償却費の相場は、保証金の10～20%程度、もしくは敷金の賃料の1ヶ月～2ヶ月分程度です。
契約書に記載があるので、確認してみましょう。

また残りは退去時の原状回復費として使用され、残った分が返却されます。

「礼金」は賃貸オフィスの場合ないことがほとんどです。もしあった場合は、賃料の1～2か月分が相場です。

火災保険料

「火災保険料」は1年もしくは2年契約となっています。
オフィスの賃貸契約に合わせて2年契約とすることが多いようです。

火災保険料の目安

• 1年契約：約18,000円
• 2年契約：約25,000円(約12,500/年)

支払い金額は2年契約の方が割安です。

また補償内容によっても料金に差が出ます。
オフィスそのものの補償だけでなく、オフィス内のパソコンやコピー機といった家財保険などもあります。

保険会社やプラン内容は貸主が指定している場合もありますが、もし自分で選べるようであれば、どこまで手厚くするかよく検討しましょう。

仲介手数料

移転先のオフィスの仲介業者に支払うのが「仲介手数料」です。
仲介手数料は宅建業法で上限が決められており、最大で家賃の1ヶ月分となっています。

家賃の1ヶ月分となると大きな出費です。無料の場合もあるので、よく確認しましょう。

④移転先の準備にかかる費用

移転先でかかるのは賃料だけではありません。
新しく購入する什器関連・内装・ネットワークや電話回線の工事などがかかってきます。

新しいオフィスの照明や空調、防災設備に合わせてレイアウトすれば費用は安く済みますが、レイアウトを優先する場合は、それらの設備を移設したり増設する費用も必要になります。
どこまでこだわるのか、妥協点をどこに設定するのか事前に決めておきましょう。

什器

オフィスを拡大した場合を含めて、オフィスの移転を機に「什器」の購入をする場合が多いです。
せっかくの新しいオフィスだから、すべての什器を新調したいというご希望も多くあります。

デスクや椅子などの什器を新調した場合は1人当たり5～30万円かかります。
こだわったものにすればその分高額になります。

オフィス家具の選定やレイアウトのプランニングには専門の知識や経験も必要です。
お客様のご要望をお聞きしながらご希望に合うプランをご提案できるような、信頼できる業者に相談することをお勧めします。

内装工事

「内装工事」は大きく2つに分類されます。

• 「建築内装工事」・・・床・壁・天井や造作家具、間仕切りなどの工事
• 「設備工事」・・・電気、照明、空調、防災、給排水などの工事

オフィスを新設する場合、すべての工事費用の総額が坪単価20～35万円が相場だと言われています。
こだわった作りの内装にすればそれ以上かかります。

ただレイアウトひとつで社員のモチベーションも変わります。その結果生産性アップも夢ではありません。

妥協せず理想の価格でやってもらえる業者を探しましょう。

ネットワーク・電話回線工事関連

LAN工事や電話回線といった「通信やネットワーク関連の整備費用」や電気コンセントなどの工事は、移転後すぐに業務を開始するためにも重要な工事です。

この費用は一人当たりおよそ5万円前後。セキュリティやサーバーにお金をかければ、さらに高額になる可能性もあります。

社員数が多ければサーバーもしっかりしたものが必要ですし、セキュリティ面も安易に安くするべきではありません。
電気コンセントの系統分けも行う必要がありますし、分電盤の容量を増やす場合は電力会社への申請手続きなどもあります。
今後の増員やネットワーク計画なども含めて予算を決めましょう。

⑤その他の費用

最後はご紹介した以外にかかる費用です。引っ越し費用や原状回復費などと比べればそこまで高額ではないかもしれませんが、予算に入れておく必要があります。

挨拶状・名刺・封筒の作成

取引先や顧客へ発送する引っ越しの「挨拶状」住所変更した「名刺」や「封筒」にかかる費用です。
これは発送したい件数、名刺が必要な社員数、普段の封筒の使用量を把握すればある程度予測できます。

挨拶状の件数が多く代行業者に依頼する場合は、発送する枚数によって料金が変わってきます。
見積もりをとって確認してみましょう。

オフィス移転の費用を安くする方法

次にオフィス移転の費用を安く済ませる方法をご紹介しましょう。こちらもそれぞれの費用ごとに解説していきます。

引っ越し料金を安くする

引っ越しのように形の残らないものには、なるべくお金を掛けたくないものですよね。
そこでまずは引っ越し料金を安くする方法を考えていきましょう。

繁忙期を避ける

引っ越しの繁忙期は3～4月。引っ越し業者は年度末前後が一番の稼ぎ時です。

この時期は料金が割高なうえに、予約を取るのも苦労します。
できればこの時期を避けて移転計画を立てましょう。

また土日は割高に設定されていることも多いので避けたほうが良いでしょう。

相見積もりを取る

引っ越し料金では基本料金があってないようなものです。
そのため割引交渉すれば、多少値引きしてくれる可能性があります。

そのためにも相見積もりをとって料金比較をしましょう。
値引き交渉する場合は、他社はもう少し安いのでもっと値引きしてくれれば決めますといった感じで交渉してみましょう。

廃棄にかかる料金を安くする

次は廃棄にかかる料金を安上がりに済ませる方法です。

オフィスの移転では、少なからず廃棄物が出るはずです。
その場合はできるだけ近くの運搬業者・処分業者を選ぶと、運搬費用を抑えられる可能性があります。

以下の方法で廃棄物を削減し、それでも残ってしまったものは業者に相談してみましょう。

なるべく使いまわす

単純な話ですが、移転先でも同じ什器を使用すれば廃棄の必要はありません。

ただし荷物が増えればその分引っ越し費用が高くなります。
また移転先の広さも考慮して考えましょう。

リサイクルにまわす

もう一つの節約方法はリサイクル業者に引き取ってもらう方法です。
買取してもらえれば、その分費用を移転費用に充てることもできるでしょう。

ただし注意点があります。リサイクルできる商品点数が少量の場合、引取り費用の方が高額になる可能性があります。

廃棄費用とリサイクル費用双方の見積もりをとって、どちらがお得にできるか比較しましょう。

オフィス移転はスケジューリングが重要

オフィス移転には多くの作業が伴います。
作業ごとに業者が違い、それぞれをスムーズにすすめられるようにこまめな打ち合わせも必要です。

なるべく早めに着手して、後で慌てずに済むようにしましょう。
目安は移転の6～8か月前です。1年ほど余裕を持てば、さまざまなリサーチができてコストカットにつながることもあります。

しかし日常業務をこなしながらの移転作業はとても大変。生産性も落ちてしまいます。

そんな時はオフィス移転を一括で請け負うコンサル会社を利用することも考えてみましょう。

こだわりのオフィスでも節約できる「ワクリノ」

「ワクリノ」は物件探しから内装工事・引っ越しまで、ワンストップで対応する会社です。

• 移転先のご紹介
• レイアウトプラン
• オフィス家具選定
• 内装工事（壁、床、天井照明、間仕切りなど）
• 通信･ネットワーク工事
• 電気工事
• 引っ越し作業
• ビル管理業者との調整
• 引越しプロジェクトのお手伝い
• トータルのコンサルティング

これらすべての作業を一括で対応できますので、お客様の引っ越し業務にかかる時間と手間を大幅に短縮することができます。

それぞれの施工を得意とする業者に依頼することで、コストカットにもつながりますがメリットは費用を抑えられるだけではありません。

「ワクリノ」では今までのオフィスで不便に感じていたことなどをお客様にお伺いしながら、レイアウトやICT導入といった解決策をご提案します。
移転後には以前より働きやすく効率的なオフィスになり、生産性アップも叶うでしょう。

費用だけを考慮して、移転後に「本当はもっと○○したかった…」という後悔をしないためにも、節約しながら理想の働き方やレイアウトを叶えてみませんか？

まとめ

オフィス移転の費用は、多くの種類があります。
コストカットできる部分もあるので、十分考慮すれば無駄な出費を省くこともできるでしょう。

さらに移転先では生産性の向上、業務の効率化も期待できますので、
もしもオフィス移転とあわせて業務改革も考えているようでしたら、ぜひ「ワクリノ」にお任せください。

「ワクリノ」

お電話：0800-200-7100（受付時間9:00〜17:00）※土/日/祝以外
メール：こちらより24時間ご相談を受け付けております。

この記事を書いた人

ワクリノ編集部スタッフ

働き方の進化をコンセプトに、オフィス改善のコンセプト設計から、効率的な運用設計、レイアウトプランニングなど、オフィスの新しい”働きやすさ”と“生産性の向上”を創造し提案していきます。