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オフィス移転の9つのメリット・デメリット!移転する目的を解説

2022.01.05
オフィス移転・引っ越し

オフィス移転はメリットも多い反面デメリットもあります。せっかく移転するなら、メリットをいかして事業にもいい影響を与えたいですよね。ここではメリット・デメリットやオフィス移転の注意点、生産性アップが期待できる引っ越し方法をご紹介します。

「せっかくオフィス移転するなら、働きやすいオフィスにしたい」
「オフィス移転のデメリットを知って対策しておきたい」
そのように考える方も多いのではないでしょうか?

確かにオフィス移転は事業の効率化・生産性アップのチャンスです。

ただし移転にはメリットもありながらデメリットもあります。
全従業員が満足できるような移転は難しいかもしれません。

しかしオフィス移転の検討段階でデメリットを理解していれば、対策を施すこともできます。
ここではオフィス移転のメリット・デメリットや注意点、事業にいい影響を与える引っ越し方法をご紹介します。



オフィス移転の理由

オフィス移転の理由はさまざまです。

例えば

  • 今のオフィスがもうすぐ更新
  • 手狭になった(逆にテレワークが始まり広すぎる)
  • 建物の老朽化
  • 事業拡大のため

といったことが考えられます。

しかし元のオフィスが更新の時期だから移転するというだけではもったいないと思いませんか?
オフィス移転を上手に利用すれば、生産性向上や業務効率化にもつながり、社内外からのイメージアップも図れます。
そこでまずはメリット・デメリットを理解し、リスクの少ないオフィス移転を目指しましょう。



オフィス移転の5つのメリット

まずはオフィス移転のメリットを確認しましょう。
候補としている移転先に、これらのメリットがあるでしょうか?


従業員のモチベーションアップ

新しいオフィスや家具はそれだけで、モチベーションが上がりますよね。
すがすがしい気持ちで仕事をすることで効率も上がるでしょう。

また交通の便がいい場所へ移転すれば、通勤や取引先へ行くための時間にゆとりが生まれます。
社員が気持ちよく働ける環境づくりは、オフィス移転の最重要課題とも言えます。


コストカットが叶う

最近はコロナの影響でテレワークを導入する企業が増えてきました。
テレワークなら広いオフィスは不要です。

コンパクトで使いやすいオフィスに移転することで、賃料や電気代をコストカットできます。
OA機器や什器も少なく済むので、その分の先行投資も最低限で済ませられます。


効率的な動線で生産性が向上

無駄のない動線はオフィス内を効率的に使用できる上に、違う部署同士で連携もしやすくなります。

さまざまなものがバランスよく配置されれば生産性も上がるでしょう。
今まで数多く必要だったビジネスフォンや複合機などの数を見直しすることで、コストカットにもつながります。


人材確保がしやすくなる

最近では、就職・転職をする際に最も気になると言われてるのがオフィス環境だそうです。
仕事を探す際は誰でも、使い古されたような社内よりも新しくおしゃれなオフィスで働きたいと思いますよね。

清潔でおしゃれなオフィスは、それだけで会社のイメージをアップさせ、信用度も上がります。
「ごちゃごちゃしていて恥ずかしい」と感じることなく、自信をもって採用活動ができるようになるでしょう。


対外的に好印象

いいイメージを与えられるのは社外の取引先の方に対しても同様です。
重要な取引をするための会議室が日光の入らない薄暗い部屋よりも、すっきりと片付いたデザイン性のある部屋の方が印象はいいに決まっています。
おしゃれなエントランスやOA機器の揃ったミーティングルームはそれだけで好印象を与えます。



オフィス移転の4つのデメリット

ではデメリットはどんなものが考えられるでしょうか?
デメリットを知っておくことで、そうならないための対策が考えられます。


移転費用が高額

オフィス移転は個人の引っ越しと違い多くの業者が関わります。
そのため費用が高額になりがちです。
費用は主に以下の4種類があります。

  • 引っ越し費用…引っ越し業者に支払う費用
  • 移転先オフィスの家賃関連…移転先に最初に支払う「敷金・礼金」「仲介手数料」「火災保険料」「前家賃」
  • 移転先でかかる費用…「内装工事」「ネットワーク構築・電話回線工事費」「什器購入費」など
  • 元のオフィスにかかる費用…「原状回復費」「廃棄費用」

これらに携わるすべての業者が、善良かというと残念ながらそうではありません。
依頼主に移転の知識がないのをいいことに、そこに付け込んで高額な料金を請求してくる業者も存在します。

複数の業者から相見積もりを取り、費用相場を把握することが重要です。
また、目的や予算によっては引っ越しをせずに、リノベーションすることも一つの選択肢として検討するのも良いでしょう。


移転作業が大変

移転作業では各作業を行う業者との取引や、現在のオフィスの什器・オフィス機器類の要不要の選定、不用品の廃棄・取引先への移転連絡等、多くのタスクをこなさなければなりません。
その分、日常業務が圧迫される可能性も高いでしょう。

オフィス移転は実際に移転先で稼働できるまで、半年以上の日数がかかることもあります。
その間担当者には大きな負担がかかります。


ランニングコストが上がる

規模を縮小するならいいのですが、拡大する場合はランニングコストが増す可能性があります。
人員を増やす目的の移転は給与も増えるため、収益アップが欠かせません。
移転後の収益が支出よりも多いと見込めなければ、移転先や移転自体を再考したほうがいいかもしれません。


すべての社員のモチベーションが上がるとは限らない

移転後にすべての社員が満足できるとは限りません。
社員が不満に感じる内容は、以下のようなことが挙げられます。

  • 通勤時間が長くなった…朝が早くてツライ
  • 取引先が遠くなった…無駄な時間がかかる
  • オフィス内が効率的でなくなった…配置が悪い
  • 商業施設が近くにない…お昼に困る

どれももっともな不満ですね。
ではこれらのデメリットが現実のものとならないようにするには、どのような対策を取ればいいでしょうか?



オフィス移転を成功させる方法と注意点

オフィス移転には関わる業者が多いため、残念ながらトラブルが発生することもあります。
しかしそれらは知識がなかったために起きるトラブルである場合も少なくありません。
準備を怠ることで起きる問題もあるでしょう。

デメリットばかりでは引っ越しの意義がありません。
将来的にも移転が成功だと感じられるように注意点を知り、問題が起きる前に対策を考えましょう。


将来の計画を立てる

移転後はオフィスの賃料や水道光熱費が今までと変わってきます。
広くなればそれだけ高額になるはずなので、移転前に試算を出してみましょう。

さらに移転5年先ぐらいまでに予定される費用、新しい事業を起こす際の予定収益などをあわせて、無理のない引っ越しなのか確認します。
新規採用を増やす予定があれば、そこにかかる費用や給与も忘れずに反映させましょう。


移転費用を試算する

移転費用が高額で引っ越し後の経営に影響が出ては困ります。
まずはどのような費用がかかるのかを知り、それぞれの料金を試算することが必要です。
出した試算が高額の場合はどこかを削減しなければなりません。

まずは相見積もりを取ってそれぞれの費用を比較しましょう。
相場が分かり値引き交渉もしやすくなるはずです。


現在のオフィスの問題点をあげる

移転先でのデメリットは、以前のオフィスの問題点が改善されていない、また悪くなっているせいで感じることがほとんどです。
そのためまずは、移転目的と現在のオフィスの問題点を上げてみましょう。

例えば

  • ミーティングスペースがない
  • 広すぎてスペースを無駄にしている

といった間取りの問題や、社員同士コミュニケーションが取りにくいといった使用感に関する問題などが挙げられます。
問題点さえ分かっていれば、それを解決できる物件を探せばいいのでかなり絞られます。


事前ヒアリングを行う

社員一人ひとりが納得のいくオフィス移転は難しいかもしれません。
しかし移転先を決定する前に社員にヒアリングを行なったり、移転のメリットや何のために移転するかを明確にすることで、ある程度の理解が得られるのではないでしょうか?

レイアウトも誰もが働きやすい動線にし、利便性に優れたオフィスを心がけましょう。


早めに作業に取り掛かる

問題点が分かったら順次作業に取りかかりましょう。
早めに作業を開始することでゆとりも生まれ、業者選定や工事にじっくり時間をかけられます。

またチェックリストを作るのもおすすめです。
作業の漏れをなくしスムーズに進められるようになります。

チェックリストに関してはこちらで詳しく解説しています。
→「【全43項目】オフィス移転のチェックリスト完全版!」


A工事・B工事・C工事を知る

A工事・B工事・C工事をご存じでしょうか?
その工事を誰が依頼するのか、費用を払うのは誰か?どの場所の工事か?といったことが区分されています。


工事区分表

依頼主 費用負担 業者
A工事 オーナー オーナー オーナーが指定
B工事 貸借人 貸借人 オーナーが指定
C工事 貸借人 貸借人 貸借人が指定

この知識がなければ、A工事にもかかわらず費用を請求されてしまう可能性もあります。

「A工事」は主にビルの共用部分や躯体部分に関する工事で、具体的には外壁・エレベーター・階段・排水関係などです。
入居する側にとってはあまり関連のない工事なので、発注・費用などすべてオーナー負担となっています。

トラブルになりがちなのが電気・空調・防災などに関する「B工事」です。
賃貸している部分であってもビル全体に関わる工事となる場合もありますので、オーナー指定の業者が行います。
しかし費用負担するのは貸借人。

オーナー側は自分が負担する必要がないので、どんなに高額であってもそのまま請け負ってしまうこともあります。
費用負担する側としてはできるだけ安く済ませたいのでトラブルとなってしまうのです。

できるだけ費用を抑えるために値引き依頼したり、自分の選んだ業者に見積もりを取ってみるといった対策をしてみましょう。
費用を比較すれば値引き交渉にも応じてもらえるかもしれません。

「C工事」は、原状回復できる範囲のオフィス内の内装工事や電話・LAN工事・セキュリティ工事などのことです。
業者選びも支払いもすべて自分たちで行うため、費用を安く済ませることもできます。

自由度は高いですが、オーナーにあらかじめ許可を取る必要があるので注意しましょう。



オフィス移転で会社を発展させる方法

このようにオフィス移転で失敗しないための方法はいろいろあります。
しかしご紹介した方法では解決できないのが移転作業の大変さです。

どんなに費用を抑えても、社員にヒアリングしても作業の繁忙さは変わりません。
それを解決する方法がひとつあります。

それがオフィス移転を一括で請け負う「コンサル会社」に依頼するという方法です。


コンサル会社のメリット・デメリット

ではコンサル会社に依頼するメリット・デメリットを確認してみましょう。


コンサルのメリット・デメリット

メリット デメリット
・オフィス移転の労力が最小限で済む。
・安上がりに済む。
・高品質なオフィスにできる。
・コンサル会社選びが難しい

コンサル会社に依頼するとすべての作業の窓口になってくれるので、多くの打ち合わせや物件探しなどに時間を割く必要がなくなります。

しかもオフィス移転のノウハウがあるため、コストカットの方法にも精通しています。
安上がりに済ませられるうえに、レイアウトや什器選びなども相談に乗ってもらえるでしょう。

ただしコンサル関係の会社は不動産関係や引っ越し業者、コンサル専門業者などさまざまな企業が参入しています。
業者によって移転後のオフィス環境が変わってくるので、業者選びは重要です。

選ぶ基準としてはどの分野に強い業者がいいのかはっきりさせることです。
不動産関係なら物件選び、引っ越し業者なら引っ越しのノウハウといった形で得意分野があります。
優先させたい項目を決めて業者選定に役立ててください。


「ワクリノ」で生産性アップ

「ワクリノ」は株式会社イデックスビジネスサービスがご提供する事業拡大・業態変更・採用強化・新事業のためのリノベーションサービスです。
オフィス移転をきっかけに会社をより発展させたいお客様のご要望を詳しく伺い、理想的なオフィス作りを物件探しからお手伝いします。

また業務改善や生産性の向上を目的としたオフィス移転では、多くの企業様から高い評価をいただいています。
特に働きやすさを極めた「レイアウト設計」や「電話・ネットワーク工事」、「RPA」といった「業務効率化」のための施策などは得意分野です。
オフィス移転をチャンスに変えたいとお考えの方はお気軽にご相談ください。

「ワクリノ」

お電話:0800-200-7100(受付時間9:00〜17:00)※土/日/祝以外
メール:こちらより24時間ご相談を受け付けております。



まとめ

オフィス移転にはさまざまなメリット・デメリットがあります。
しかしデメリットを理解していれば避けられるものばかりです。
知識を身につけて、会社経営にもいい影響を与えるようなオフィス移転を目指しましょう。

この記事を書いた人

ワクリノ編集部スタッフ
働き方の進化をコンセプトに、オフィス改善のコンセプト設計から、効率的な運用設計、レイアウトプランニングなど、オフィスの新しい”働きやすさ”と“生産性の向上”を創造し提案していきます。

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