リモート会議が増えて会議室が足りない！おすすめの解消方法は「個室ブース」

「リモート会議が増え、事務所の会議室が争奪戦になっている」「来客や社内会議が多いため1人で会議室を使えない」など、リモート会議が増えて会議室が足りない問題でお困りの企業が増えています。
その中でも、「会議室を増やしたくてもスペースがない」という場合には、「個室ブース」がおすすめです。
今回の記事では、自席からリモート会議に参加する際の問題点と、個室ブースの有用性についてご紹介します。

自席からのリモート会議参加は集中できない？

原因その①：周囲の「人」が気になる

席が固定の場合、自分の周りの席には必ず誰かが座っています。もしも、近くの席に上司や先輩が座っていたらどうでしょう？
その状況で自席から会議に参加すると、「話の内容がまとまっていない」・「商談の進め方が下手」などと思われていないか不安で、ついつい考えてしまいますよね。そうなるととても緊張し、普段はスムーズにできる話もできなくなってしまいます。

原因その②：音漏れ・音入り

自席から会議に参加する場合、イヤホンは必須アイテムですよね。
でも、もしイヤホンを持ってくるのを忘れてしまったら...
また、今のマイクは性能が良いので、周囲の音を拾ってしまったら...
中には、周囲や上司に聞かれたくない話やお客様に伝わってはいけない話もありますし、電話の音や周りの声など、周囲が騒がしいと打合せの内容が聞き取れないということもあり得ます。

事例：会議室不足で起こりうること

実際にワクリノに会議室不足の問題をご相談いただいたB社様の事例をご紹介いたします。

B社様には、大会議室1つ、中会議室2つ、小会議室が2つと、合計5つの会議室がありました。
「これだけ会議室があれば、自席で会議なんてあり得る？」と思われたかもしれません。ですが、コロナの影響により、お客様訪問や大会議室に集まっての研修や新卒採用の面接などができなくなりました。

そのため、こういった会議室の利用用途が増えたのです。

• 営業スタッフのWeb商談の増加
• 新人・スタッフ研修で、複数の会議室を使う
• 新卒採用の面接を複数の会議室に分けて対応

その結果、会議室はいつも予約で満杯となり、急な打合せや来客応対の際も会議室が使えず、「社長が不在時は社長室も会議室として活用する」、「更衣室のソファからWeb会議に参加する」ということもあったそうです。

この状況を改善するため、B社様が導入したのが「個室ブース」。
省スペースで導入できる個室ブースをWeb会議や1対1の面談用として活用したことによって、「会議室が使えない」・「自席でWeb会議に参加しないといけない」というスペース不足の状態が大きく緩和されました。

「個室ブース」がおすすめの理由

①周囲の人が気にならない 

個室ブースの特徴は「密室」で、出入り口はガラス張りですが、3方向は壁に囲まれた作りになっています。
そのため、周囲に気を遣う必要はなく、目の前の会議や打合せに集中できます。背景をうっかり消し忘れた場合でも、無地の壁が背景なので、人が映り込む・室内の様子が見えてしまうということはありません。

②音漏れしない

個室ブースのもう一つの特徴は「遮音」です。
話し声が外に漏れる、外の話し声が中に聞こえるという心配はありません。個室ブースのすぐ横に立っても何を話しているかわからない程、遮音性には優れています。

③照明も換気機能もバッチリ

個室ブースには、照明も換気も整備されています。
「個室ブースの中だけが暗い」・「衛生管理ができない」ということはなく、安心して使えます。

④Web会議や面談時以外にも活用の場がある

聞かれたくない電話をしなければならないときに、「席を外す」・「廊下に出てから話す」ということはありませんか？
短時間で終わらせる予定が長電話になってしまい、ウロウロしながらしゃべる時もありますよね。個室ブースであれば、すぐに入って座って電話をすることもできます。

＞オススメ記事｜個室ブース導入事例　自由な働き方を実現 ～個室ブースでフリースペースを有効活用～

まとめ

個室ブースをおすすめする理由をご紹介してきましたが、その他に個室ブースの導入で、「Web会議に集中できる」ようになり、生産性の向上にも繋がるというメリットもあります。
「会議室の使い勝手を良くしたい」、「会議室を作るスペースはないが遮音性のある部屋が欲しい」と思われている方は、ぜひ個室ブースの導入を検討されてはいかがでしょうか。
個室ブースがどういうものか実物を見てみたい方は、ぜひ一度体験しに弊社（本社福岡）へお越しください。
福岡以外の地域の方も、体験いただけるよう手配いたしますのでお気軽にご相談ください。

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この記事を書いた人

ワクリノ編集部スタッフ

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