フリーアドレス導入の落とし穴？～失敗の要因と対応策を解説～

「働き方改革」が注目され、フリーアドレスを導入した企業は増えましたが、なかには失敗に終わるケースも多く見受けられます。

この記事では、フリーアドレスを検討中、もしくはフリーアドレスを導入したが上手くいっていないと感じる担当者様向けに、フリーアドレスの導入が失敗する原因や、成功させるためのポイントについて、具体的な事例を交えながら解説していきます。

フリーアドレスとは？

「フリーアドレス」とは、オフィスで従業員が固定された席を持たず、毎日自由に座る場所を選べるワークスタイルのことです。その日の業務内容や気分に応じて最適な場所を選んで働くことができます。

フリーアドレスの目的

フリーアドレスを導入することで従業員間のコミュニケーションが促進され、異なる部門やチーム間でのアイデア交換や協力が活発になることが期待されます。従業員一人ひとりが自分に合った働き方を見つけやすくなることで、仕事の生産性や満足度の向上にも寄与するとされています。
さらに、フリーアドレスはオフィススペースをより効率的に利用できるため、オフィスの空間利用の最適化を目的として導入される企業も少なくありません。

フリーアドレスが失敗に終わる？５つの原因

フリーアドレスで得られる効果を期待して導入した結果、思うような効果が得られなかったと感じる企業も意外と多いようです。その代表的な失敗原因を5つ紹介します。

問題①：導入目的が曖昧

フリーアドレスを導入する場合、目的を明確にし、従業員に理解してもらう必要があります。目的の理解を得られないまま導入すると、従業員はただルールに従うだけになってしまいます。結果として、フリーアドレスがもたらす柔軟性や効率性などのメリットをうまく活用できず、混乱や不満が生じることがあります。

問題②：書類や荷物の管理ができていない

従業員が固定の席を持たないため、個人の書類や荷物の管理が難しくなります。特に、紙の書類や個人の備品を毎日持ち歩く必要がある場合、これが大きな負担となることがあります。

問題③：電話の取次ぎがしづらい

フリーアドレス制度では、従業員が毎日異なる場所にいるため、外部からの電話を特定の従業員に取り次ぐのが難しくなります。

問題④：席が固定化される

本来は自由に席を選ぶことができるフリーアドレスでも、実際には人気のある席が特定の従業員によって固定化されることがあります。これにより、フリーアドレスの目的である柔軟性や公平性が損なわれ、職場内での不平等や不満が生じることがあります。

問題⑤：部署内のコミュニケーション不足に陥る

フリーアドレスでは従業員が固定席にいないため、必要な時に特定の人と直接話すのが難しくなります。これにより、チーム間のコミュニケーションが不足し、仕事の効率性が低下する可能性があります。また、社内の連携やチームワークの構築が難しくなることもあります。

＞オススメ記事｜フリーアドレスはもう古い？なぜフリーアドレス制は上手くいかないのか

フリーアドレスを成功させる５つの解決策！

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前述の失敗要因は、フリーアドレス導入前に対策することで効果が見込めます。フリーアドレス導入で効果を得るために必要な成功方法をご紹介します。

解決策①：導入目的を明確し、従業員の理解を深める

導入の目的を明確にし、従業員にそのメリットをしっかり伝えることが重要です。

具体策

• 事前に従業員向けのアンケートを実施する
  可能であれば、従業員のニーズや期待を理解したレイアウトにすることをおすすめします
  
  
• 具体的な目標やテーマを設定する
  例えば「コミュニケーションの向上」や「スペース利用の効率化」「社員のモチベーション向上」等
  
  
• オリエンテーション、ワークショップを開催する
  従業員のフリーアドレス導入についての理解を深め、意見を取り入れる機会を作りましょう

解決策②：書類や荷物の管理方法を見直す

個人ロッカーや移動可能な収納ボックスを設置することで、従業員が書類や荷物を効率的に管理できるようになります。また、デジタル化を推進し、紙の書類を減らすことも有効です。

具体策

• 個人ロッカーを設置する
• 紙書類を電子化する

解決策③：電話応対業務や電話システムを見直す

従業員がどこにいても連絡が取れるように、電話システムを見直すことをおすすめします。

具体策

• クラウド型ビジネスフォンを利用する
• 社用携帯を貸与する

解決策④：ルール決めをする

社内でルール決めをしたり、予約システムを利用して席の固定化を防ぎましょう。

具体策

• ルールの設定
  「同じ席に連続して座らない」などのガイドラインを設ける
  
  
• 座席予約システムの導入
  RECEPTIONIST（株式会社 RECEPTIONIST）Acall　(Acall株式会社)等

解決策⑤：コミュニケーションを想定したルールやレイアウトにする

従業員が固定席にいなくても、必要な時に特定の人と話がしやすい環境づくりをしましょう。

具体策

• 週に1~2回、グループアドレス（同じ部署・チームの人が近くに座る）の日を作る
• コミュニケーションのためのスペースを作る

事例｜フリーアドレス運用方法

ワクリノを運営する弊社（イデックスビジネスサービス）の本社福岡では、このような目的でフリーアドレス制を導入しました。

• 新たなアイデアの創出や業務上の問題解決
• テレワーク環境との連携による効果的なオフィス空間の活用
• 部署や年代などを超えたコミュニケーションを促進

フリーアドレス開始からしばらくすると、座席が固定化され始めました。その対策として、座席抽選システムを利用して様々な席で働くことに慣れる環境を作ったこともありました。
現在では、抽選システムは廃止し、部署ごとに、フリーアドレスか固定席かを選んで部分導入しています。

• フリーアドレス実施の部署：53%
  →主に営業系の部署
  
  
• フリーアドレス未実施の部署：47%
  →内務系の部署

今後は、自社のオフィスリノベーション予定しており、会社の変化に応じてABW（Activity-Based Working）を取り入れ、誰もが「働きたくなるオフィス」や「出社したくなるオフィス」となる『ワクリノオフィス』を構築計画中です。
会社の変化や働く人の能力を引き出すオフィスづくりを目指し、日々改善を重ねています。

※ABW（Activity-Based Working）とは：従業員自らがその日の活動に基づいて最適な作業場所を選べるようにする働き方のこと。

まとめ

新しい制度の導入や、それに合わせたオフィスレイアウト変更は、事前準備や注意点などの要点をおさえて計画することで非常にスムーズに進み、失敗しにくくなります。
社内だけでは話がまとまらないなど、第三者視点での意見、プロの意見が欲しい場合には、早い段階で専門業者に相談することもひとつの手段です。専門業者に依頼する事で、従業員の満足度や業務効率を向上させるようなレイアウト変更も実現できます。

ワクリノでは、社内だけでは対応が難しいレイアウト変更時の間仕切り工事、業務効率化のためのクラウドツールなど、オフィス環境改善に関するご相談を承っております。
オフィス環境のリノベーションをワンストップで対応ができるワクリノだからこそのノウハウでご提案させていただきますので、お気軽にご相談くださいませ。

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この記事を書いた人

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