ワクリノ特集SPECIAL COLUMN
フリーアドレスはもう古い？なぜフリーアドレス制は上手くいかないのか
コロナ禍による在宅勤務やテレワークが浸透し、働き方改革のためにフリーアドレス制を導入する企業も増えているが、思ったような成果が上がったという声はあまり聞こえてきません。
「フリーアドレス」は何が良くて何が悪いのか、また、近年では国内でも次々と導入が進んでいる、働き方を根本から変えるであろう「ABW」をご紹介します。
目次
フリーアドレス制の導入とそのメリット
数年前、我が社も働き方改革の一環としてフリーアドレス制の導入に踏み切りました。理由は２つ。一つは事務所の整理整頓を促しキレイなオフィスにするため、もう一つは事務所スペースの有効活用にありました。
導入に際して行なったことは、
- 社員のパソコンをノート型に変更
- 無線LAN環境を整備
- ありとあらゆる紙の書類をスキャンしてデータ化し、保管
- 不要な書類や書籍・文房具など、私物も含めて大幅に処分
これらを実施したことで、事務所が整理されて見違えるようスリム化されました。
結果、目的に関しては、想定どおりの成果を挙げることができ、職場環境が大幅に改善したことで社員の職場に対する満足度も大きく向上しました。また、各種書類の管理がしやすくなり、結果、業務効率が向上するなど目的以上の成果もあって、大きなメリットが生まれました。
このように、フリーアドレスを導入して実際に働いてみて、改めて見えてきたことも数多くありました。
そのメリットとしては、最初に感じたのは当初の目的でもあった「整理整頓の意識」が全社員に芽生え、事務所がいつもキレイに保たれたこと。さらに毎日座る場所を変えることで、普段はあまり話すことのない別部署の人と会話が生まれたり、普段は聞こえてこない仕事の会話を耳にしたりして、会社全体のコミュニケーションは活発化でき情報共有が活性化されたことなどが大きなメリットでした。
フリーアドレスの導入など、オフィスリノベーションについて詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
＞オススメ記事｜オフィスのリノベーションとは？その方法とメリット・デメリットを簡単解説！
＞オススメ記事｜【事例付】オフィスリノベーションで得られる効果とポイント！
フリーアドレスのメリット・デメリット
メリットがある一方で、逆にやってみて分かったフリーアドレスの欠点も、いくつかあります。
まず、自社が行なうペーパレス化の取り組みに対して、社外の取引先の仕組みがついてきていなかったことです。
極力紙の文書をなくそうと思っても、商品のカタログ・仕様書や説明書、契約書類など、まだまだ紙の文化は根強く残っており、これらはしばらく続くことが考えられます。しかし当初、紙をなくす想定でオフィス環境を整備してしまったため、余剰のモノを置くスペースに困るという問題が起きました。
また、自部署のメンバーがいつも近くに在席しているわけではないため、小さなことでもコミュニケーションを図るためには移動して個別で話しかけるか、全員を集めたミーティング、もしくはメールという方法しかありません。従来の部署単位の席であれば自然に会話が耳に入ってくるような情報共有などが極端に減ってしまいました。
「フリーアドレスにして必要な席数を70%程度に減らす」という考え方もありましたが、これはテレワークの併用や、執務席以外でも仕事ができるようにするという施策を伴った場合に可能です。多くの企業がそれに気づかずに、席数を減らすことだけをやってしまうことで失敗してしまっています。その他、フリーアドレス制のいくつかの課題も見つかっていますが、各導入企業から「コスト削減重視目的が色濃く出すぎて、実際に働いている社員にメリットが感じられなかったことが大きいのでは」という意見も多くありました。
今後、社員のメリットを増やしていく“人（ひと）重視”であることを、社員自身が受け止められるよう、さらに働き方を向上させるためにどうすれば良いかを近年の最新トレンドである 『ABW』 の創始者であるオランダのコンサルティング会社のマネジャーコメントから推察したいと思います。
生産性を高めるABWという働き方
最近では国内でも導入が急激に増えており注目を集めていているのが、「アクティビティー・ベースド・ワーキング（ABW : Activity Based Working）」です。
ABWは、フリーアドレスを超えると言われており、欧米の企業が相次いで導入している勤務形態で、簡単にいうと『仕事の内容に合わせて働く場所を選ぶ働き方』です。
例えば、集中作業を静かな部屋でしたり、打ち合わせをソファでしたりするなど、フレキシブルに場所を選んで働くことができるのがABWの特徴です。
人の活動ベースで働き方を考えるところに特徴があり、生産性を最大化させるための「働き方戦略」の一つで、さまざまな活動に適した空間をオフィス内に複数設け、その活動ごとに空間を使い分けることで、各活動の生産性を上げていくという働き方の一つです。
ABWの創始者であるオランダのコンサルティング会社のマネジャー曰く、「組織から与えられた場所と決められた時間の中で働くのではなく、社員一人一人が働く場所や時間の使い方、仕事の仕方を自ら考えながら働くことをABWは目指しています。新しいシステムには、次の機能を組み込む必要がある」とのことです。それらは次の章の通りだと話しています。
ABWの導入など、オフィスリノベーションについて詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
＞オススメ記事｜オフィスのリノベーションとは？その方法とメリット・デメリットを簡単解説！
＞オススメ記事｜【事例付】オフィスリノベーションで得られる効果とポイント！
ABWとフリーアドレスの違い
フリーアドレスは、オフィスの中でどのデスクを選ぶかということに終始してしまいがちですが、ABWは具体的に人がどういう行動をしているのかをベースにして、「働く場所」や「ツール」を決めていきます。ABWの要素には、「物理的な環境」、IT環境などの「テクノロジー」、社員の「行動」という3つのポイントがあります。
フリーアドレスはこの中の「物理的な環境」の側面しか見ていないのに対し、ABWは望ましい結果を出すために、ITなどのテクノロジーを使ったり、社員の行動を変えたりすることで、「いつでもどこでも」働けるように、働き方を変えるのが目的になっており、ここがフリーアドレスとABWの大きな違いとなっています。
また、フリーアドレスは、執務をするデスクを「選ぶ」ことはできますが、基本的には同じデスクの上でほとんどの仕事が行われます。
それに比べてABWは、個人個人の活動がベースになってくるので、一つのデスクにとらわれず「様々な場所で働くことを選択できる」のです。
集中したければ一人で集中できるスペースに移動することができますし、二人で込み入った打ち合わせがしたければ個室ブースへ、電話がしたければ電話ができる場所に移動もできます。よりクリエイティブな仕事をしたいときは、リラックスできる場所で働く方が仕事は捗りますし、短時間でミーティングを終わらせたければスタンディングミーティングができる場所でやると会議もスムーズに運びます。「いつでもどこでも」働けるというと、テレワークに近い感じがします。
【アイデアを出したいときはクリエイティブな空間が必要】
チーム作りに必要な要素
ただし、そこで大きな課題としてあるのは、離れた場所にいても生産性を上げる働き方をするために必要な「マネジャーと部下の間の信頼関係」です。
管理職が「会社にいなくても部下は絶対に仕事をしているんだ」と信じられる関係性が必要なので、上司と部下の信頼関係が構築できているという前提があれば、いつでもどこでも誰とでも働けるようになるのです。
もう一つ必要なのは、成果で仕事を評価する仕組みで、オフィスで上司の目の前にいることを評価するのではなく、成果で評価をするマネジメントに変えることが必要です。そのためにはある程度、上司が部下に権限を移譲することが必要になってくると思われます。
また、若手の社員が「この会社で働きたい」と思うような会社を作るためには、大きく3つあると感じています。
1つ目は勤務時間の柔軟さです。何時にオフィスに来てもいいし、何時に帰ってもいいということは、働きやすい環境にとって必須です。
2つ目はワークライフバランスです。国を問わず、今の若い世代はワークライフバランスを非常に重視しています。
3つ目は、会社の文化への共感です。個人の成長をきちんとサポートできるかどうかは重要なのです。日本でも若い世代は、上下関係があまりなく、マネジャーともフラットに話せるような環境を重視し始めています。会社をただの「働く場所」として見るのではなく、会社の文化や価値観に共感できるかどうかが、若い世代には響くのだと思います。企業はこうしたところからアプローチをする必要があるのではないでしょうか。
なぜ働き方を変えなければならないのか
ABWは確かに魅力的ですが、多くの小規模企業では多くの場合、たくさんの場所を用意するのは困難でオフィス環境のスペースが限られています。
ABWのポイントは「物理的な環境」、IT環境などの「テクノロジー」、社員の「行動」の3つがあると言いました。多くの企業では、物理的環境もIT環境も十分には整っていないでしょう。ただし、3つ目の「行動」を変えることは、たとえお金がなくても可能です。行動を変えるには、今までの働き方をきちんと振り返ることと、マネジメントの仕方を変える必要があると思います。
大前提として、自分たちがなぜ働き方を変える必要があるのかを、一人一人が考えることが必要です。そうすることで、日頃どのように働いているのかを振り返ることができます。
日頃の働き方を振り返ったとき、個人が集中する必要のある作業がどのくらいあるのか、小さなグループで活動をする必要があるのか、大人数で話し合う必要があるのか、状況はさまざまでしょう。働き方を変える意義が分かってくれば、現状のオフィスがそれらの活動をどのようにサポートできているのかが見えてきます。
また、いくら環境が変わったとしても、それらを推進するマネジャーの意識が変わらないと成功しません。例えば、リラックススペースを作っても、それを利用することをマネジャーが良いと思わなければお金のムダにするだけになってしまいます。ですから、マネジャーの意識を変えることが全ての肝で、先ほども挙げたように上司と部下の信頼関係が重要になってきます。会社の外で働いていても、その社員がきちんと仕事をしていると信じられるかどうかです。
例えば、多くの営業職はオフィスの外で働いていますね。営業部のマネジャーはメンバーが自分の目の届かない場所で働いていても、「客のところできっと仕事をしている」と思うでしょう。多くの営業職には「信頼関係」がすでにあるということが分かります。
【リラックススペースを作ってもマネジャーが許していなければムダになる】
いかに信頼関係を築くか
ただ、上司と部下が信頼関係を構築することは非常に難しく、一般的に、信頼関係を構築するには7～8カ月ほど掛かるといわれていますが、崩れるのは一瞬です。また、信頼関係をコントロールしようとするのは非常に難しいことで、一歩一歩、構築していく以外ないものです。
だからマネジャーは、部下とのコミュニケーションの手段をきちんと持つことが重要で、部下がいま何に困っているのか、何を必要としているのかを常に気にかけ、いつも把握しておく必要があります。部下へのフィードバックの時間を定期的に持つといったコミュニケーションの取り方も望ましいことです。繰り返しますが、信頼関係は毎日少しずつの習慣で築いていくものです。大きなイベントによって一気に築けるものではありません。
マネジャーは日常の激務の中で、そのようなコミュニケーションの時間をとることが最も難しいポジションですが、自らが働き方改革を実践し、積極的に仕事の効率化を図ることで、その時間を確保することが最重要だと思います。
最後に
やはり自分たちのビジネスにとって、働き方が核となる要素であると理解している会社ほど良い会社が多いように思われます。ヒューマンリソースや人財というと、いかにも「会社の資産」という響きがありますが、人間そのものに対してどうすればいいかを考えていくスタンスが必要になってきますし、フリーアドレスを始めとした働き方改革に関連するキーワードだけにとらわれて本質を見誤ることなく、「なぜ自分たちの働き方を変えることが必要なのか」を会社のメンバーひとりひとりで考えることが重要となります。
今の時代、マネジャーが全てに対して一人で考えて、答えを出す時代ではなくなっています。お互いにフラットな議論をして答えを作っていくべきであって、マネジャーが一人で悶々と抱え込んで考える必要はありません。これからは皆で話し合いながら、どういう目的で、なぜ仕事をするのかを考えることがプロセスとして重要なことではないでしょうか。
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更新日：2024.1.12
この記事を書いた人
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