増えつづける紙･紙･紙･･･ ペーパーレス化で働き方を変えよう！

ペーパーレス化の真の目的、それは「業務改革」です。
コピー用紙の使用を、禁止したり制限することで紙の使用を減らしても、業務改善には全く効果がありません。
紙の文書を使用せずに業務を行える環境をつくることが必要なのです。

ペーパーレス化とは？

紙の文書や書類を電子データ化し、電子ファイルやクラウド上で保存・共有すること、または電子メールやチャットツールなどを活用して情報のやり取りを行うことです。
紙の使用量を削減することで、環境への負荷を軽減するだけでなく、情報の整理・検索の効率化や業務プロセスの効率改善、情報セキュリティ強化などのメリットがあります。

紙文書の多さによる問題

紙文書が多いことで、このような悩みはありませんか？

• 書類の持ち歩きを考慮すると働く場所が制限される
• スマートフォンやタブレットでの情報共有の促進を妨げている
• 承認、決裁、回覧などに時間がかかり、決断の遅れを招いている
• 保管場所が必要でオフィスのスペースを有効活用できていない
• 必要な書類を探すのに時間がかかる
• 重要書類の管理に物理的な手間がかかる

上記のように、1年経過して利用する書類はたったの「1％」というデータがあります。

紙での保管が義務つけられた文書を除いたとして、紙という形で残しておく必要がない書類が社内にどれだけ蓄積されているでしょうか？
「書類の電子化」が進むことでより円滑にテレワークを導入することができます。

物理的なオフィス環境の整備 3つのポイント

特にコロナ禍でテレワークが浸透する中、ペーパーレス化を促進する「物理的なオフィス環境の整備」について、3つのポイントをご紹介いたします。

1.フリーアドレス制の導入

席を固定しないことで書類の持ち歩きを抑止し、紙に頼らない働き方を促進できます。

2.パーソナルロッカー

フリーアドレス制の導入と合わせて個人ワゴンを廃止し、パーソナルロッカーに移行することで個人収納量の削減でペーパーレス化を促進できます。

3.ペーパーレス会議

会議スペースにモニターを設置し、ノートパソコンの資料を画面に映すことで、紙配布資料を廃止することができます。

実際に当社で3つのポイントを実践してみた結果

当社でもこの3つのポイントを実践し、紙に頼らない働き方が浸透しました。

営業メンバーは全員フリーアドレスにしており、固定席はありません。
デスクワゴンがない代わりに、各自の荷物はパーソナルロッカーにすることで必要最小限の荷物にできています。

この環境に変えて数年経ちますが、業務にも支障はでていません。
それどころか、席を固定しないことで、普段話す機会の少なかったメンバーにも話しかけやすい環境がつくられ、社内のコミュニケーションがより活性化されました。
会議においても紙資料は用意せずに、モニターに写すことで会議参加メンバーの目線が上がり、活発なディスカッションのきっかけにもなっています。

当社で実際に試してみて、良い効果が実感できました。
ペーパーレス化や物理的なオフィス環境の整備は、導入ハードルが低く効果も早い段階で実感できるためオススメです！

ペーパーレス化やフリーアドレス制の導入など、ワクリノまでお気軽にご相談ください。

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この記事を書いた人

ワクリノ編集部スタッフ

働き方の進化をコンセプトに、オフィス改善のコンセプト設計から、効率的な運用設計、レイアウトプランニングなど、オフィスの新しい”働きやすさ”と“生産性の向上”を創造し提案していきます。