お客様の声

オフィスのスマート化に向けてZoom Phone を導入

株式会社イデックスビジネスサービス
クラウドPBX

ワクリノを運営するイデックスビジネスサービス。2024年10月、職場環境改善を目的にオフィスのリノベーションを実施。 より働きやすい環境を実現するため、以前から導入していた複数のZoomソリューションを最大限活用し、オフィス環境のスマート化に取り組みました。その中で高機能で過ごしやすいオフィス環境を作る重要なポイントとなったのは、Zoom Phoneです。

 

導入前の課題

  • 長年オンプレミス型のPBXを使用していたが、フリーアドレスや在宅ワークに対応できる新しい電話環境が必要な状況になっていた
  • 他社のクラウド型のPBXを一部利用していたことがあったが、システム障害や通話品質が不安定だったことから、別のクラウド型のPBXを検討していた
  • 新しい職場環境をワンストップで提案できる会社であるために、モデルケースとなれるような新しい職場づくりをしたいと考えていた

 

導入ソリューション

Zoom Meetings、Zoom Phone、Zoom Rooms、Workspace Reservation

 

導入の成果

  • クラウド型 PBXを採用したことで、どこにいても電話対応ができる快適な電話環境を実現
  • 過去導入したクラウドPBXで抱えていたシステム障害や通話品質への不安を払拭し、信頼性の高い環境で運用を実現
  • 次世代の働き方を支援するサービスやツールを体験できるショールーム型のオフィスを構築

 

次世代のワークスタイルに見合う電話環境を探求

吉村氏 「弊社は長い間、オンプレミス型PBXを使用しており、社員はそれぞれデスク上の固定電話機で、外線や内線の受発信している状況でした。そのためコロナ禍も、出社制限はしていたものの、一部の社員は電話対応のために出社しなければなりませんでした。また、フリーアドレス制を取り入れたのですが、社員の在席状況がわかりづらく、お客様やお取引先様から電話がかかってきた際も、一度切って折り返している状況でした。」

「さらに、オンプレミス型PBXは、設定を変更するには都度専門の業者を呼ばなければならず、高額な費用がかかったり、柔軟な運用が難しかったりといった問題もあり、クラウド型PBX導入の必要性を実感していました。5年前に別のクラウド型PBXを一部導入したことがありましたが、そのクラウド型PBXの通話品質があまり良い状態ではなかったため、数ヶ月で従来のオンプレミス型PBXに戻した経験があったんです。」

 

ZoomPhone導入の決め手は「通話品質の高さ」と「0ABJ番号※が継続利用できる点」

※03や06などの市外局番からはじまる電話番号

どうにか通話品質の高いクラウド型のPBXを見つけ出したい。そう思いを巡らせていた吉村氏は、以前一度、問い合わせたことがあったZoom Phoneについて再度、問い合わせました。

吉村氏 「日頃からZoom Meetingsを使用していたため、品質や安定性が高いことは十分実感していました。映像と音声の両方でこの品質を保持できるのであれば、通話だけなら差し支えないだろうと思ったんです。Zoom社に聞いてみると、0ABJ番号の認証許可を進めている最中と言われて。それならば、そのまま代表番号を使用できますし、全社的にZoom Phoneにしてもいいのではないかと考え、導入を決意しました。」

 

Zoom Phoneのメリットは他にも

  • 各種設定がパソコン上でできること。従来のオンプレミス型PBXのようにメーカーの専門業者に頼んで、会社に来て設定してもらう必要がなくなった。
  • 追加費用なしで代理応答や通話の録音、自動音声応答システム(IVR)などの多種多様な機能を使用できること。

 

標準搭載の多彩な機能を有効活用

鶴氏 「従来のオンプレミス型のPBXであれば、IVR機能を追加すると非常に高額な費用がかかるため、検討はするものの導入を決めきれずにいました。今回、Zoom PhoneにしたことでIVRが標準機能として使用できるようになり、費用を追加することなく、電話対応の負荷を減らすことが可能になりました。通話録音の機能もとても便利だと感じています。通話録音機能は、データ容量に応じて追加料金がかかるサービスが多い中で、Zoom Phoneは追加費用がかかりません。”通話1本あたり何分まで”といった時間制限やデータ保存容量の上限もありません。」

 

通話内容を可視化して自己学習に利用

田代氏 「私は以前、顧客対応に苦手意識を持っていたんです。そのため、先輩方がどのようにお客様に接しているか知りたいと思っていたところ、お客様対応が上手と車内でも評判の藤井がZoom Phoneの録音とAI文字起こしを共有してくれて。それを聴いて勉強しました。」

 

電話でのハラスメント対策の一環として

鶴氏 「録音で従業員をカスタマー・ハラスメントから守れるメリットもあります。それに、クラウドに保存するため、どこからでも録音を聞けるのもいいところですね。」

 

RoomsとWorkspace Reservationで、次世代のワークスタイルを実現

イデックスビジネスサービスがZoom Phoneの次に取り入れたソリューションは、Zoom RoomsとWorkspace Reservationでした。

 

よりスムーズなオンライン会議を実現

吉村氏 「Zoom Rooms とZoom認定のサードベンダー製ビデオバー(Poly Studio)という専用のカメラを導入することで、話をしている人に自動的にスポットでカメラが向いたり、画面が最大6人まで分割されたりするので、会議室の様子がリアルに伝わります。これまでのオンラインミーティングは、外部から参加した時に、今誰が話しているのかが伝わりづらく、外部参加者は取り残される感じがあったと思います。それを感じさせずにオンラインミーティングを開催できるのは、まさに現代の働き方を実現するために必要なソリューションだと思っています。」

藤井氏 「従来は、オンラインミーティングを行う際には、カメラやマイクなどの準備に時間がかかっていました。しかし、オフィスのリノベーションを機に、主な会議室にZoom認定のサードベンダー製ビデオバー(Poly Studio)を導入したことで、セッティングが自動でされるようになり、準備の煩わしさもなくなりました。さらに、AIが会議内容を自動で文字起こししたり、要約したりしてくれるので議事録を取る必要もありません。内部で情報共有する分であれば十分通用するレベル議事録が出来上がってきます。」

 

フリーアドレスの座席管理も簡単に

Zoom Phoneを導入したことで、電話環境は格段に利便性が上がりました。その一方で、フリーアドレスや在宅ワークを導入したことで発生した「誰がどの席に座っているかわからない」という課題は、未解決のままでした。これを解決したのがZoomの座席・会議室の予約システム「Workspace Reservation」です。Zoomアプリに自社オフィスのレイアウト図面を取り込みます。利用者がその日使用する席や会議室を予約することで、誰がどこに座っているかが一目でわかるというものです。

 

フリーアドレス席を採用。座席予約はZoomアプリで運用

 

鶴氏 「これまでもエクセルを使用して会議室予約や席の管理をしていましたが、便利とは言えない状態でした。今回Workspace Reservationを導入したことで、誰がどの席にいるのか、アプリ上で確認できるようになったので、本当に便利になったと実感しています。フリーアドレス化やABWを取り入れる企業が増え、座席予約のシステムを導入したいというご要望も増えています。ZoomのWorkspace Reservationをぜひ使っていただきたいですね。」

藤井氏 「従来は複数のアプリを使用していたところ、Zoomソリューションで一本化したことで、煩雑さが解消され、効率化に繋がりました。本当に働きやすくなったと感じています。」

 

実際に見て、使って、体験できるライブオフィス

 

利便性が高く、生産性の高い働き方が可能なイデックスビジネスサービスのオフィスは、実際にZoomのソリューションを体験できるライブオフィスとしてオフィス見学ツアーを受け付けています。

鶴氏 「実際に見て、使って、体験できるライブオフィスになったと確信しています。働きやすい職場環境づくりや、ZoomソリューションをはじめとするICTツールでのDX化を実現したオフィスに興味のある方は、ぜひ気軽に遊びにきてください。」

オフィス見学ツアーをご希望のお客さまは、以下のフォームからお気軽にお申し込みください。

 

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