事務所の移転で必要な手続きとは？届出・住所変更・お知らせの進め方を解説

事務所の移転は、新しいオフィスへの期待が高まる一方で、手続きの多さに頭を抱える担当者も少なくないでしょう。登記変更・税務署への届出・社会保険の変更・取引先へのお知らせなど、対応すべき項目は幅広く、それぞれ期限や提出先も異なります。

ひとつでも対応が漏れると、法的リスクや業務上のトラブルに発展する恐れがあります。そこで本記事では、移転手続きの全体像から各届出の具体的な内容・優先順位まで、順を追って整理しました。事務所の移転に関する手続きを担当する方は、ぜひ参考にしてください。

※本記事は、2026年6月時点の情報をもとにしております。

事務所移転でまず確認すべき手続きの全体像

「事務所移転の手続き、結局どこから始めればいいんだろう」と感じている方も多いのではないでしょうか。関係する手続きは多岐にわたり、ひとつでも見落とすと後から思わぬ対応に追われることになります。まずは、全体像をつかむところから見ていきましょう。

事務所移転で必要な手続きを一覧で確認する

事務所移転に伴う手続きは、従業員の有無や移転先の管轄によって対応すべき内容が変わります。まず全体像を把握するために、法人に必要な主要手続きを以下の表に整理しました。

手続き	提出先	期限
本店移転登記	法務局	移転後2週間以内
異動届出書	税務署	速やかに
法人異動届	都道府県税事務所・市区町村	自治体により異なる。 例：東京都は変更の日から10日以内、神戸市は2ヵ月以内
適用事業所名称／所在地変更（訂正）届	年金事務所等	移転後5日以内
労働保険名称・所在地等変更届	労働基準監督署	変更のあった日の翌日から起算して10日以内
雇用保険事業主事業所各種変更届	ハローワーク	変更のあった日の翌日から起算して10日以内

※2026年6月時点

このように、提出先・期限は手続きごとに細かく異なります。とくに、登記変更・社会保険・労働保険は期限が短く、対応の遅れが法的リスクに直結するため、移転が決まった段階で早急に全体スケジュールを組み立てましょう。

事務所移転の手続きは期限が近いものから優先する

事務所移転後の手続きは、期限の短い順に優先して着手することが鉄則です。最も期限が短いのは社会保険の所在地変更届で、事実発生から5日以内に年金事務所へ提出しなければなりません。次いで労働保険・雇用保険の変更届が変更日の翌日から10日以内、本店移転登記が移転後2週間以内と続きます。

税務署への異動事項に関する届出は、具体的に何日以内という日数ではなく、異動等後速やかに提出するものとされています。税務署からの通知や税務処理に支障が出ないよう、登記内容や所在地の変更後は早めに対応するとよいでしょう。

なお、社会保険の手続きには登記簿謄本のコピーが必要となるため、本店移転登記はほかの手続きより先に動き出しておく必要があります。つまり、登記・社会保険・労働保険の3つを軸に、それぞれの期限と必要書類の取得見込みをすり合わせながら、並行して準備を進めるのが現実的な進め方です。

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手続き漏れを防ぐために担当者と期限を決める

事務所移転では対応すべきタスクが広範囲にわたるため、総務担当者がひとりで抱え込む体制は手続き漏れや遅延の温床になりかねません。そのため、手続きの担当者を以下のように割り振ることをおすすめします。

部門と役割分担の一例▼

部門	役割
法務部門	契約内容の確認や法的リスクの判断
経理部門	移転に関わる費用の管理や支払処理
情報システム部門	ネットワーク環境などのIT対応、入退室管理の登録データ移行や権限再設定
経理部、総務部、情報システム部	通勤経路や交通費の変更

こうした部門横断のプロジェクトでは、各部署に担当者を任命し、定期的に連携しながら進捗状況を確認する体制を整える必要があります。各タスクに担当部門と期限を明記した管理表を作成し、進捗を可視化することが、手続き漏れを防ぐ最も確実な方法です。

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事務所移転で必要な公的機関への届出

事務所移転に際しては、複数の公的機関への届出が必要です。ここでは、法務局・税務署・年金事務所・労働基準監督署・ハローワーク等、各機関で行う手続きについて詳しく紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

法務局で行う本店移転登記

本店移転登記は、移転後の法的地位を確定させる最優先の手続きです。申請期限は、実際に本店を移転した日から2週間以内で、提出先は旧所在地を管轄する法務局です。

手続きの内容は、移転先が同じ法務局の管轄内かどうかによって大きく変わります。管轄内への移転であれば申請書1通を旧管轄の法務局へ提出するだけでよく、登録免許税は3万円で済みます。一方、管轄外への移転では旧所在地の法務局あてに3万円、新所在地の法務局あてに3万円の合計6万円の登録免許税が必要です。

管轄内移転では、移転前後で同じ管轄法務局へ申請します。一方、管轄外移転では旧所在地分と新所在地分の申請書を同時に作成し、旧所在地の法務局へまとめて提出するため、新旧それぞれの窓口へ別々に足を運ぶ必要はありません。

必要書類は、管轄内移転か管轄外移転か、定款変更の要否、取締役会設置会社かどうかによって異なります。一般に登記申請書をはじめ、必要に応じて以下の書類を用意します。

• 株主総会議事録
• 株主リスト
• 取締役会議事録または取締役決定書 など

なお、2025年4月21日以降、管轄外移転でも原則として印鑑届書の提出は不要となりました。移転前に新旧の住所がそれぞれどの法務局の管轄に属するかを確認しておくことが、書類準備のミスを防ぐうえで注意すべきポイントです。

税務署・都道府県税事務所で行う異動届

事務所移転後は、税務署や都道府県税事務所、市区町村のそれぞれに異動の届出を行う必要があります。

税務署への届出では、法人の納税地や支店・工場等に異動があった場合に「異動事項に関する届出」を提出します。給与支払事務所等を移転する場合は、別途「給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出」も必要です。

移転前後で管轄税務署が変わる場合でも、新旧それぞれの税務署に提出する必要はありません。異動事項に関する届出や給与支払事務所等の移転届は、原則として移転前の所在地を管轄する税務署へ提出します。

都道府県税事務所と市区町村への異動届は、自治体によって提出期限や様式、提出先が異なります。移転前後の自治体や都道府県税事務所の案内を事前に確認しておきましょう。

なお、東京都23区内の法人は、市町村民税相当分もあわせて都税事務所へ申告・納付する扱いになるなど、地域によって地方税の提出先が変わる場合があります。各機関の公式サイトで最新情報を確認して対応しましょう。

年金事務所で行う社会保険の変更届

事務所移転に伴う社会保険の手続きは、主要な移転関連手続きのなかでも提出期限が短いため、早急な対応が必要です。提出する書類は「健康保険・厚生年金保険 適用事業所名称／所在地変更（訂正）届」で、事業所の所在地変更から5日以内に届出を行わなければなりません。

提出先は、管轄内移転の場合は事務センターまたは管轄の年金事務所です。管轄外への移転の場合は、変更前の事業所所在地を管轄する年金事務所へ提出し、変更後の所在地を管轄する年金事務所へ改めて提出する必要はありません。

法人事業所の場合、添付書類として、提出日から90日以内に発行された法人（商業）登記簿謄本のコピーが必要です。登記上の所在地と実際の事業所所在地が異なる場合は、賃貸借契約書のコピーなど所在地を確認できる書類も合わせて添付します。提出方法については、窓口持参・郵送のほか電子申請にも対応しており、状況に応じて選択できます。

労働基準監督署・ハローワークで行う労働保険・雇用保険の変更届

従業員を雇用している事業所は、事務所移転後に労働基準監督署とハローワークの両方に届出を行います。労働基準監督署には「労働保険名称・所在地等変更届」を、ハローワークには「雇用保険事業主事業所各種変更届」をそれぞれ提出します。いずれも期限は所在地変更の翌日から10日以内です。

提出先はいずれも移転前ではなく、移転後の事業所を管轄する労働基準監督署またはハローワークである点に注意しましょう。添付書類については、雇用保険側の届出に登記事項証明書や賃貸借契約書など所在地の変更を証明できる書類の添付が必要です。

消防署・警察署などで必要になる届出

事務所移転の際は、公的機関への届出とは別に、消防署や警察署への対応が必要になるケースがあります。該当するかどうかは状況によって異なりますが、事前に確認しておかないと移転スケジュールに影響が出る可能性があるため、早めに管轄の各機関へ確認することをおすすめします。

具体的な手続きについては、以下の表にまとめました。

届出	提出先	該当するケース
防火対象物使用開始届出書	管轄消防署	建物・テナント区画を新たに使用する場合
防火対象物工事等計画届出書	管轄消防署	内装工事・間仕切り変更などを行う場合
車庫証明・保管場所関連手続き	管轄警察署	社用車の使用本拠・保管場所が変わる場合

消防署への届出は使用開始日や工事開始日の前に期限が設定されているため、移転スケジュールが固まった段階で管轄消防署へ確認する必要があります。社用車の使用の本拠や保管場所が変わる場合は、車種や変更内容に応じて車庫証明・保管場所関連手続きが必要です。

保管場所の位置を管轄する警察署へ早めに確認しておきましょう。

事務所移転で必要な住所変更・契約変更の手続き

登記や社会保険の届出を終えてひと安心したところで、つい後回しにされがちなのが、住所変更や契約変更にまつわる手続きです。郵便物の転送や銀行・カードの住所変更、ライフラインの切り替え、社外向け媒体の更新など、対応を忘れると困る項目ばかりが並びます。

ここで、ひとつずつ確認していきましょう。

郵便物の転送手続き

事務所移転後も旧住所宛の郵便物を新住所で受け取りやすくするため、日本郵便の転居・転送サービスを申し込んでおくと安心です。転送サービスは無料で利用でき、転居届を提出した日から1年間、旧住所宛の郵便物が新住所へ自動転送されます。

申込み方法は、以下の3つです。

• 郵便局の窓口
• ポスト投函
• e転居（Webサイト・郵便局アプリ）

窓口で会社・団体のみを転居者とする場合は、提出者の本人確認資料を用意します。e転居で法人の転居を申し込む場合は、担当者個人の本人確認済みゆうIDを使って手続きします。

転居届を提出してから登録までに3〜7営業日を要するため、移転前に余裕をもって申請しておきましょう。

銀行口座・クレジットカードの住所変更

法人口座や法人カードの住所変更では、登記事項証明書など登記内容に基づく確認書類が必要になる場合があります。そのため、移転前から手続き方法を確認し、登記完了後に必要書類をそろえて速やかに届け出ましょう。

登記事項証明書の提出を求める金融機関が多く、発行後6ヵ月以内の原本を指定されるケースもあります。登記完了までの日数は法務局の処理状況によって異なり、その後に金融機関やカード会社での確認手続きも発生します。住所変更の完了までには、数週間単位の余裕を見込んでおくと安心です。

また、口座とカードで手続き先や必要書類が異なる場合もあるため、取引のある金融機関・カード会社をあらかじめ一覧化しておきましょう。そうすれば、対応漏れを防げます。

電気・ガス・水道・通信回線の変更

ライフライン関連の手続きは、手配が遅れると移転当日から業務に支障が出るため、最優先で動き出す必要がある項目です。なかでも早めの対応が求められるのがインターネット回線です。

開通工事が必要な場合は、移転先の住所が決まり次第、1〜2ヵ月前を目安に申し込みを進めておきましょう。繁忙期や建物の状況によっては、希望日に工事が行えないリスクがあります。

電気・水道については、旧オフィスの使用停止と新オフィスの使用開始を、移転日が決まり次第早めに手続きするのがおすすめです。電気は事業者によって受付可能期間が異なり、水道は自治体によっては3〜4日前までの手続きが求められます。

ガスはほかのライフラインと異なり、開栓時に専門技術者の立ち会いが必要です。そのため、希望日時に確実に対応してもらうために最も早い段階で予約しておきましょう。

固定電話は、契約している電話会社によって、旧番号に電話がかかった際に移転先の番号を案内するサービスを利用できる場合があります。

Webサイト・名刺・封筒・メール署名の住所変更

社外向け媒体の住所変更は、取引先や顧客に対する信頼性に直結するため、移転当日から新住所が正確に伝わる状態を整えておく必要があります。メール署名には、移転前後の一定期間、移転日や新住所をあわせて記載しておくと、取引先や顧客に新住所を周知しやすくなるでしょう。

Webサイトについては、複数箇所に住所が記載されていることが多くあります。

• コーポレートサイトのヘッダーやフッター
• 会社概要ページ
• アクセスページ
• Google ビジネス プロフィールの所在地情報 など

名刺・封筒・会社案内などの紙媒体は、印刷に一定の期間と費用がかかるため、新オフィスが確定した段階で早めに発注手配を進めておきましょう。

事務所の移転手続きについて経験者のリアルな数字を公開【調査結果】

ここまで紹介した手続きを、実際の現場ではどう進めているのでしょうか。事務所移転の経験者104人への調査から、遅れ・漏れの実態や部門連携、専門家への委託状況が見えてきました。

約7割が「遅れ・漏れ」を経験。最多は本店移転登記の届出

事務所移転の手続きを実際に経験した総務・管理部門の担当者104人に、対応が遅れた・危うく漏れそうになった・実際に漏れてしまった手続きを調査しました。その結果、約7割が何らかの手続きで遅れや漏れを経験していたことがわかります。

なかでも最も多かったのが「法務局への本店移転登記」で23.1%。続いて「社会保険の所在地変更届」が20.2%、「労働保険・雇用保険の変更届」が19.2%と、期限の短い公的手続きが上位を占めています。

一方で、「郵便物の転送手続き」も17.3%と、見落とされやすい項目として一定数の回答が集まりました。この結果からも、登記・社会保険・労働保険の3つを軸とした優先順位づけが、実際の現場感覚とも一致していることがうかがえます。

約4割が他部門と連携しながら手続きを進めている

複数部門を巻き込んだ手続き管理をどのように行ったか聞いたところ、25.0%が「総務担当者がひとりで全手続きを管理・対応した」と回答しました。

一方で「部門横断のプロジェクトチームを組み、担当者を割り振って進めた」と回答したのは26.0%。さらに、「総務が中心になりつつ、必要に応じて他部門に個別依頼した」が18.3%と続いており、合わせると4割以上が他部門と連携しながら手続きを進めていることがわかります。

この結果から、総務がひとりで抱え込むケースと、部門を横断して進めるケースがほぼ二分されている実態が見えてきます。

法的手続きほど専門家への委託が進む傾向にある

事務所移転の手続きのうち、専門家や外部サービスに委託した項目を聞いたところ、最も多かったのは「本店移転登記」で、司法書士への委託が26.9%を占めました。次いで「社会保険・労働保険の変更届」を社会保険労務士に委託した割合が26.0%。「インターネット回線・電話の移転手配」を業者に一括依頼した割合が24.0%と続いています。

法的な専門知識や手続きの正確さが求められる登記・社会保険関連は、専門家への委託率がいずれも25%前後と、ほかの手続きより高めの水準でした。

事務所の移転についてのお知らせで対応すべきこと

事務所移転では、公的機関への届出や住所変更だけでなく、取引先・顧客への案内も早めに準備しておく必要があります。移転の連絡が遅れると、請求書・契約書・郵便物の送付先にずれが生じたり、来訪予定の相手に混乱を招いたりしかねません。

ここでは、移転案内を送る相手の整理方法、案内文に入れるべき項目、メール・郵送・Webサイトなど通知方法の使い分けを解説します。

事務所移転を知らせる相手を整理する

事務所移転のお知らせは、連絡漏れがそのままビジネス上のトラブルに直結するため、送付先を早期にリストアップして優先順位を整理しておきましょう。

取引先・顧客・その他関係者をリスト化し、関係性や重要度に応じて書面・メール・電話など通知手段を振り分けます。お知らせを送るタイミングは、移転の1ヵ月〜2週間前が目安です。

事務所移転のお知らせに記載する内容を決める

事務所移転のお知らせは、相手が受け取った瞬間に必要な情報をすべて把握できる構成にします。記載すべき基本項目の一例は、以下のとおりです。

• 新住所（郵便番号から記載）
• 電話番号
• FAX番号
• 新事務所での営業開始日
• 移転に伴う休業日 など

電話番号やFAX番号については変更の有無を明記するのがマナーで「変更なし」と一言添えるだけで受け取った側の確認作業を省けます。また、移転に伴って臨時休業が発生する場合は、その日程もあわせて明記し、相手への影響を事前に伝えておきましょう。

記載内容のなかで見落としやすいのが送付先の情報です。顧客や取引先の会社名・担当者名・肩書きに誤りがあると大変失礼にあたるため、送付前の最終確認は欠かせません。

メール・案内状・Webサイトなどの通知方法を選ぶ

事務所移転の通知手段は、主な通知手段には、書面（はがき・手紙）・メール・Webサイト・SNSが挙げられます。それぞれ特性が異なるため、ターゲットの重要度や関係性に応じて使い分けましょう。

最も丁寧な方法は書面による郵送です。新規取引先や重要顧客には書面で伝えるのがビジネス上の礼儀とされており、移転1ヵ月前から遅くとも2週間前には相手方に届くよう送付しましょう。

メールは手軽な反面、あくまでも略式の案内と受け取られる場合があります。重要な取引先や顧客には、コーポレートサイトやSNSでの告知とあわせて挨拶状も送付すると、正式な移転案内として伝わりやすくなります。

Webサイトへの掲載は、不特定多数への情報提供に有効です。将来的な顧客や取引先、採用候補者など、現在直接のつながりはないものの自社に関心を持つ人に向けた通知手段として機能するでしょう。

事務所の移転手続きは全体を把握してから進めよう

事務所移転に伴う手続きは、公的機関への届出・住所変更・取引先への通知など、対応すべき範囲が幅広く、かつ期限がそれぞれ異なります。とくに、社会保険・労働保険・登記変更は移転後すぐに期限が訪れるため、移転前から必要書類の確認と準備を並行して進めておく必要があります。

部門をまたぐタスクについては、担当者と期限を明確にし、総務が全体を横断的に管理する体制を整えることがプロジェクトをスムーズに完結させるコツです。

事務所の移転は大きな負担を伴う一方で、オフィス環境を見直す絶好の機会でもあります。手続きを確実にこなしながら、新しいオフィスでの業務スタートを万全の状態で迎えましょう。