お客様の声CUSTOMER VOICE
クラウドPBXによる事務所電話番号でのスマホ着発信。弁護士業務にとって欠かせないツールです。
代表 染谷翼様
2020年12月、以前の所属事務所から独立して開業された染谷翼法律事務所。開所にあたってクラウドPBXを導入され、以降、日々の業務にご活用されています。「いまでは業務に欠かせない必須アイテムになっている」とおっしゃる代表の染谷翼弁護士に、法律事務所業務で利用するメリットをお伺いしました。
弁護士は業務の性格上、事務所外にいることが多く、私も所内にいるのは稼働時間のうち半分もありません。当然、出先にいる時にも事務所には私あての電話が入ります。しかし、事務所の番号で折り返し発信するには、事務所に戻る以外に手段がありません。こうした環境は、業務を効率的、迅速に進める上で非常に大きな制約になります。
独立開業する前から、主張先など出先にいても事務所の番号で電話できたらすごく便利だろうなと考えていました。そこで新事務所を開設するにあたって、IBSさんにご相談したところ、「外からも事務所の固定電話の番号で発信できるクラウドサービスがあります」ということで、クラウドPBXをご提案いただきました。
出先から連絡したいのであれば、携帯電話で折り返し発信すればいいのでは？と思った方もいるかもしれません。しかし、今でも法律事務所では、外部との業務上のやりとりは固定電話で行うことが多いです。
仕事柄、電話口の相手から「本当に弁護士や法律事務所からの電話なのだろうか」と不安や不信に思われることがあります。固定電話の番号であれば、スマホなどで検索してもらってすぐに法律事務所の番号だと確認してもらえますが、携帯電話の番号では確かめてもらいようがありません。もちろん、以前からお付き合いのあるクライアントであれば携帯電話でも問題ありませんが、弁護士の業務では、裁判や交渉の相手方など必ずしも友好的でない関係者に電話で連絡する場面も多くあります。役所などの公的機関に連絡をする際も、すぐに身元が分かる固定電話の番号から連絡をした方が、話が早いように思います。
最近では法律事務所を名乗る偽電話詐欺などもありますので、そういう意味でも、あえて固定番号から発信する重要性というのが高まっていると言えます。
クラウドPBXには様々な機能がありますが、先ほど申し上げましたように、私は主に固定番号で発信するために使っています。
弁護士が外に出ているときは、法廷か、外部で会議や打ち合わせをしているか、移動している最中かですので、着信に出られない場面が多くあります。なるべく早く折り返しの電話をかけたいのですが、やはり携帯電話で発信するのはためらわれて、結局、事務所に戻ってから電話することになります。
クラウドPBXは、この非効率を一気に解消してくれました。外出先から事務所の番号で発信できたら…と思っている弁護士は私のほかにも大勢いると思いますが、そのような方にはぜひお勧めしたいですね。
弁護士はリモートワークがしにくい仕事だと思いますが、その理由の一つに固定電話の問題があります。しかし、クラウドPBXのおかげで、自宅にいても事務所の番号で電話ができるようになり、リモートワークのハードルが大きく下がったと感じています。法曹界はさまざまな理由から、IT化、デジタル化、自動化を進めにくい業界なのですが、クラウドPBXのおかげで一つ課題がクリアされたように思います。
便利さで役に立っているのが電話帳同期です。ネット上で一度入力すると、固定電話とアプリ双方の電話帳が全部共有されるので非常に使い勝手が良いです。いちいちスマホで電話帳を入力する必要がなく、手間が省けるのは大きなメリットですね。
音声がすごくいい点も気に入っています。固定電話とほとんど変わらず、よく通る音で聞きとりやすいので、出先であってもストレスなく相手とやりとりができます。スマホのスピーカー機能を使えば、出先にいても簡単に電話会議ができてしまうほど音質はクリアです。
専用の端末を新たに持つ必要がなく、もともと自分が持っているスマホにアプリを入れればいいだけ、という点も導入のベネフィットでした。アプリの設定も簡単ですし、電話増設の際の料金がとても安いのも助かりました。
私は事務所を立ち上げる際に導入しましたが、電話のリースが満了になるタイミングで乗り換える会社や事務所も多いとIBSさんから聞きました。他の業界ではどうか分かりませんが、法律事務所にとってクラウドPBXは今後の業務に必須の存在になっていくと思います。
クラウドPBXを使い始めて、スマホから事務所の番号で発信するのが今では当たり前のことになっています。IT化、デジタル化全般に言えることだと思いますが、新たな環境が整って利用し始めると、それがいつの間にか当たり前のことになって欠かせない存在となっている–––ほんとうに便利なもの、優れたものとは、そういうものだと思います。
私と似たニーズをお持ちの方がいらっしゃれば、ぜひクラウドPBXの導入を検討されてはいかがでしょうか。
